O czym pamiętać planując realizację e-learningu?

W kluczowych obszarach projektu e-learningowego trzymanie się dobrych, ugruntowanych praktyk zwiększa bezpieczeństwo działań i przewidywalność efektów. Postawmy się więc dzisiaj w pozycji kierownika projektu i przeanalizujmy po kolei jego kluczowe obszary zakres oraz zasoby.

Pierwszy obszar czyli ustalenie szczegółowego zakresu projektu

Jako kierownik projektu powinnam szczegółowo poznać jego zakres, uszczegółowić go przede wszystkim z osobą lub zespołem zlecającym realizację prac. Może to być klient biznesowy wewnętrzny lub zewnętrzny. Aspekt biznesowy jest ważny, ponieważ z niego wynikają mierniki sukcesu projektu. Oprócz tego dobrze jest też rozumieć specyfikę persony, czyli grupy docelowej, a także uwarunkowania technologiczne. Pamiętać również powinnam o zapewnieniu wysokiej jakości realizacji, a dobrą praktyką jest po prostu sprawdzenie czy czas, budżet i zespół projektowy pozwolą na realizację produktów i usługi należytej jakości, czyli takiej, jakiej oczekują klienci i sponsorzy projektu.

Drugi obszar to ludzie i zasoby

To oczywiste, że dobrą praktyką jest powołanie zespołu projektowego, który ustalony wcześniej zakres projektu zrealizuje z sukcesem. Wszyscy członkowie zespołu powinni znać swoją rolę i zakres działań w projekcie i mieć kompetencje umożliwiające realizację zadań. Co w sytuacji, kiedy nie mamy na pokładzie pełnego składu projektowego? Wówczas dobrą praktyką jest zlecanie części zadań podwykonawcom lub kupowanie na rynku specjalistycznych usług na przykład wydzierżawienie platformy z zawartością (biblioteką zasobów). W kwestii zasobów istotna jest weryfikacja czego potrzebujemy do realizacji: sprzętu, licencji, komponentów e-szkoleń, platform etc.

Trzeci obszar, czyli harmonogram

To kluczowy element, od momentu uruchomienia prac przygotowawczych, poprzez realizację usług aż po ewaluację efektów. Trzeba oszacować nie tylko czas potrzebny na realizację poszczególnych etapów prac, ale także czas niezbędny do akceptacji materiałów, bo to w projektach e-learningowych ma ogromne znaczenie. Warto też pamiętać, że żelaznym punktem harmonogramu powinny być analizy etapów kończących się tzw. “kamieniami milowymi” (ang. milestone). Wówczas idealnie jest sprawdzić efekty dotychczas zrealizowanych działań, uzyskane efekty i na podstawie tych analiz ewentualnie skorygować założenia projektowe.

Czwarty obszar, czyli koszty realizacji

To nic innego, jak pilnowanie budżetu, w którym powinniśmy się zmieścić. Nie będę się tu rozwodzić nad przygotowaniem budżetu (kosztowego i przychodowego), zwrócę jednak uwagę na często pomijaną kwestię. Warto przy szacowaniu wydatków zaplanować bufor finansowy np. na poziomie 15% kosztów całości. Powinno dać nam to komfort w przypadku pojawienia sią nieprzewidzianych wcześniej kosztów i możliwość korekty. Jeżeli taki margines jest niewystarczający warto sobie zadać pytanie, czy budżet na pewno uwzględnia wszystkie konieczne w zakresie elementy. Prawdopodobnie został źle przygotowany i nie uwzględnia wszystkich koniecznych elementów

Warto przy planowaniu realizacji projektu e-learningowego uwzględnić wszystkie cztery obszary.