Najczęściej popełniane błędy w webinarach

Po podjęciu decyzji o prowadzeniu webinarów najczęściej skupiamy się na tym, na co warto zwrócić uwagę podczas ich prowadzenia i organizacji oraz na tym, jak je wykorzystać w różnych projektach. Warto mieć również świadomość, czego unikać i jakie są najczęstsze sytuacje uznawane za niepożądane lub dlaczego webinary nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, np. większego ruchu na stronach, profilach, czy zwiększenia sprzedaży. Oto przegląd najczęściej popełnianych błędów:

Monolog, brak interakcji lub brak video

Elementy interaktywne to kluczowe cechy webinaru, nie róbmy z niego wykładu. Warto zaangażować uczestników nie tylko w końcowej sesji pytań i odpowiedzi, ale również poprzez dostępne narzędzia (ankiety, quizy, chat grupowy) lub zwykłe pytania podczas omawiania zagadnienia.

Pomijanie czy unikanie video i używanie jedynie formy audio również nie jest polecane, mija się z celem. Ponadto oznacza to pozbawienie się części narzędzi, jakie daje komunikacja pozawerbalna. Zdarza się wyłączać video celowo w sytuacjach, gdy odbiorcami są osoby ze słabym łączem – mają oni wtedy szansę na uczestnictwo w webinarze, brak video to przesyłanie mniejszej ilości danych przez internet.

Niewystarczająca promocja wydarzenia

Często promowanie wydarzenia zaczyna się zbyt późno lub kończy, gdy organizator uzyska określoną liczbę rejestracji. Należy pamiętać że 100 rejestracji, to jeszcze nie 100 uczestników, nie zamykajmy więc zapisów. Jasna komunikacja wydarzenia z odpowiednią częstotliwością leży po stronie nadawcy. Zacznij 2-3 tygodnie przed webinarem, pozwoli to również na ocenę skuteczności kanałów promocji i korzystanie w przyszłości z tych, które sprawdzają się najlepiej (instagram, slider, chat box na stronie www, profile w mediach społecznościowych, blog, mailing).

Niedotrzymanie regulaminu

Niepunktualne rozpoczynanie lub przedłużanie webinaru to kolejny – często popełniany błąd. Szanuj czas swoich odbiorców. Przećwicz prezentację, by sprawdzić ile czasu ci zajmuje, na tej podstawie określ czas trwania wystąpienia, uwzględniając czas na pytania i odpowiedzi. Jeśli prezentacja jest zbyt długa, może warto przenieść to na kolejne wydarzenie. Wejdź do pokoju webinarowego wcześniej, aby włączyć i ustawić wszystko, co potrzebne i zacząć webinar punktualnie. Informacja o ramach czasowych webinaru w zapowiedzi wydarzenia to jak zawarcie umowy z uczestnikami. Trzymaj się swoich własnych ustaleń.

Po webinarze – brak analizy, brak działań

Po webinarze warto pochylić się nad jego skutecznością i zasięgiem, zweryfikować ilość pozyskanych leadów, złożonych zamówień, ocenić trafność doboru grupy docelowej czy też przeanalizować informacje otrzymane podczas webinaru, jak zadawane pytania przez uczestników, poruszane tematy poboczne, wyrażenie popytu na konkretne zagadnienie, produkt czy usługę. Analizie można poddać również ilość uczestników na początku i na końcu webinaru, momenty, kiedy opuścili wydarzenie, i co się do tego czasu działo w naszej prezentacji.

Nie zapomnij również wysłać uczestnikom podziękowania za udział w webinarze, a jego nagranie warto udostępnić również osobom zarejestrowanym, które nie wzięły udziału w wydarzeniu na żywo.

Nie korzystasz z innych narzędzi

Webinar to świetny sposób na osiągnięcie celów w różnych dziedzinach – marketingu, sprzedaży, HR, edukacji, jednak webinar sam w sobie nie jest magicznym narzędziem, które zdziała cuda. Wykorzystuj równolegle pozostałe kanały i formy aktywności jak newsletter, e-booki, blog, kanał na YouTube czy LinkedIn, wtedy mocno zwiększysz swoje szanse na sukces. Posłużą ci one też do promocji webinarów, dotarcia do szerszego grona odbiorców i zwiększenia liczby rejestracji.

Brak optymalizacji formularza rejestracyjnego i stron potwierdzających rejestrację

48% osób, które klikną „zarejestruj się” faktycznie to uczyni. Organizatorzy tracą na tym etapie swoich słuchaczy z kilku przyczyn: żądają zbyt wielu informacji przy rejestracji, formularze są zbyt długie, tym samym zbyt czasochłonne, czego skutkiem jest porzucenie procesu zapisu. Grafiki na formularzu nie są spójne z grafikami promującymi wydarzenie – powoduje to dysonans wizualny u odbiorców.

Uznawane za błąd bywa też nieuwzględnienie opcji synchronizacji rejestracji z umieszczeniem wydarzenia w kalendarzu elektronicznym odbiorcy. Zwiększa to szanse na udział w webinarze poprzez zmniejszenie szansy ustalenia innego wydarzenia w tym samym czasie.

Brak strategii “on-demand”, czyli webinar na żądanie

Ważne jest posiadanie nagrania z webinaru. Ludzie nie mają czasu, często nie mogą wziąć udziału w wydarzeniu na żywo i oglądają nagranie w wolnym czasie, np. w drodze do domu. Brak nagrania uniemożliwia udostępnienie treści wszystkim zarejestrowanym uczestnikom, również przebywającym w innych strefach czasowych. Nagranie pozwala również na wykorzystanie raz poświęconego czasu w innej formie, np. dostępu do nagrania lub nagrań jako bonusu do złożonego zamówienia lub darmowej serii webinarów jako dawki wiedzy i pozycjonowania się jako specjalisty w dziedzinie. Przedłuża życie webinaru i służy do promocji nie tylko w czasie rzeczywistym wydarzenia.