Jak wybrać dostawcę e-learningu

W świecie mediów społecznościowych informacje o standardzie obsługi klienta i wpadkach dostawców cieszą się dużą popularnością. I słusznie. Jednak podobna sytuacja nie jest dobra dla żadnej ze stron – dostawca co prawda ma powód do wstydu (i wiele innych problemów), ale klient nie otrzymuje tego, co jest mu potrzebne. Jak zatem wybór dostawcy wpływa na przebieg projektu e-learningowego i finalny efekt? Poniżej znajdziesz subiektywny przepis na bezawaryjną współpracę z dostawcą e-learningu.

Wybierz właściwą firmę e-learningową, czyli:

Sprawdź doświadczenie. Zapytaj o klientów referencyjnych i przykłady zrealizowanych projektów. Nawet na stosunkowo niewielkim rynku e-learningowym występują specjalizacje – firma wdrażająca platformy niekoniecznie przygotuje świetny kontent, i odwrotnie.

Testuj przed zakupem. Poproś o demonstracje, wersje próbne, przykłady konwencji graficznych czy przykładowe kursy. Im lepiej rozumiesz możliwości dostawcy, tym łatwiej unikniesz nieporozumień.

Zwróć uwagę na zapisy umowy.

• Czy szkolenie lub platforma mają gwarancję?
• Jaki jest czas reakcji dostawcy na zgłoszone usterki?
• Czy umowa określa koszty aktualizacji treści?
• Czy dostawca przekazuje pliki źródłowe?
• Czy uwzględniono regulacje dotyczące ochrony danych osobowych (RODO)? Jeśli system lub kurs przetwarza dane użytkowników, powinien spełniać wymogi bezpieczeństwa oraz polityki przetwarzania danych.

Ostrożnie z super ofertami. Jeśli cena jest znacznie niższa niż u konkurencji lub termin realizacji wydaje się nierealnie krótki – zachowaj czujność. Dobre e-learningowe rozwiązanie to nie tylko kod, ale też metodyka, pomysł i kreacja, a to wymaga czasu i budżetu.

Ustal sposób zarządzania danymi i integralność treści. Coraz częściej kursy wykorzystują sztuczną inteligencję do personalizacji ścieżek szkoleniowych. Jeśli dostawca oferuje rozwiązania AI lub przechowuje treści w chmurze, upewnij się, że:

• dane użytkowników są odpowiednio chronione,
• system zapewnia integralność danych i minimalizuje ryzyko ich nieautoryzowanej modyfikacji,
• masz gwarancję dostępu do treści i archiwizacji danych po zakończeniu współpracy.

Podczas realizacji projektu:

Zadbaj o przejrzysty harmonogram i podział odpowiedzialności.

• Dopytaj dostawcę o kartę projektu, czas realizacji poszczególnych etapów, sposób dostarczenia scenariusza i odbioru finalnego produktu.
• Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na akceptację treści.
• Jeśli zarządzasz projektem, skonsultuj zakres swoich decyzji z przełożonymi, aby uniknąć zbędnych poprawek.

Zrozum proces produkcji szkolenia. Firmy mogą mieć różne podejścia do tworzenia kursów – omów szczegółowo etapy i efekty prac. Dowiedz się, jakiego zaangażowania oczekuje dostawca od Ciebie i zespołu.

Pamiętaj o metodyce e-learningowej. Jeśli nie masz doświadczenia w tworzeniu kursów, dopytaj o:

• przewidziane elementy angażujące użytkownika,
• metodologię kursu,
• podział treści na moduły,
• typy ćwiczeń i testów,
• propozycję konwencji graficznej.

Zapewnij wsparcie IT i zgodność z systemami organizacji. Jeśli wdrażasz platformę LMS, skonsultuj się z działem IT i biznesowym właścicielem systemu. Zadbaj o:

• integrację platformy z innymi systemami w firmie (np. HR, CRM),
• kompatybilność z obowiązującymi standardami (SCORM, xAPI, LTI),
• mechanizmy kontroli dostępu i zarządzania uprawnieniami użytkowników.

Planuj wykorzystanie zasobów.

• Jeśli projekt wymaga udziału ekspertów merytorycznych, ustal ich dostępność i zasady współpracy.
• Doprecyzuj, kto podejmuje kluczowe decyzje – brak jasnych wytycznych to częsty powód opóźnień.

Zadbaj o bezpieczeństwo danych i ich trwałość. Jeśli kursy przechowywane są w chmurze, zapytaj dostawcę o:

• szyfrowanie i politykę backupu,
• zasady retencji danych po zakończeniu umowy,
• procedury w przypadku awarii lub wycieku danych.

Ustal jasne zasady komunikacji. Przed rozpoczęciem współpracy określ:

• preferowane kanały kontaktu,
• częstotliwość spotkań statusowych,
• sposób zgłaszania i rozwiązywania problemów.

Podsumowanie

Wybór dostawcy e-learningu to nie tylko kwestia budżetu i atrakcyjnych ofert. Równie ważne są aspekty prawne (np. RODO, bezpieczeństwo danych), jakość metodyczna oraz realne warunki współpracy. Świadome podejście do wyboru i zarządzania projektem pozwoli uniknąć niespodzianek oraz zapewni sprawne wdrożenie efektywnego rozwiązania.