Grywalizacja w selekcji i rekrutacji kandydatów w firmie paliwowej

Tym razem naszym klientem była duża firma z branży paliwowej – dzięki mechanizmom grywalizacyjnym mieliśmy pomóc w selekcji i rekrutacji potencjalnych kandydatów do pracy.

KLIENT – DUŻA FIRMA PALIWOWA

Grywalizacja jest idealną metodą wspierania procesu selekcji kandydatów w masowych rekrutacyjnych. Szczególnie tam, gdzie potencjalna liczba kandydatów poddawanych selekcji jest znaczna, natomiast liczba obsadzanych stanowisk stanowi jej mały procent. Często w tego typu sytuacji znajdują się tzw. centra usług wspólnych, które dostarczają zewnętrznym podmiotom wyspecjalizowane usługi w modelu outsourcingowym. Przykładem takiej właśnie organizacji jest firma z sektora paliwowego, której podstawowym profilem działalności jest sprzedaż paliw płynnych na terenie Polski i krajów Europy Środkowowschodniej. Firma dysponuje 3100 stacjami paliw w Europie. Jest to jedna z największych firm tego typu na naszym rynku.

Na potrzeby obsługi księgowej całej sieci została wyodrębniona jednostka zewnętrzna, która specjalizuje się w operacjach finansowych. Od strony rekrutacyjnej, firma jest obsługiwana przez zewnętrzną agencję, która rekrutuje pracowników do obsługi księgowej w oparciu o zlecenia otrzymywane od klienta.

Przedmiotem case study jest realizacja procesu rekrutacji na stanowisko księgowego / księgowej do centrum usług wspólnych. Firma określiła specyficzne wymagania, które muszą spełniać kandydaci na to stanowisko. Są to:
· znajomość języka czeskiego w stopniu wystarczającym do realizacji operacji księgowych – siedziba centrum usług wspólnych mieści się w Czechach,
· znajomość obsługi programu finansowego SAP, ponieważ w takiej właśnie aplikacji realizowane są operacje finansowe dla sieci stacji paliw,
· znajomość zagadnień podatkowych (głównie akcyzy) w obrocie paliwami płynnymi.

Problemem, który pojawiał się w realizowanych do tej pory procesach rekrutacyjnych, była z jednej strony duża liczba osób wchodzących do procesu rekrutacji na jego wstępnym etapie, z drugiej – co było wynikiem dużego zainteresowania – koszty selekcji. Wybór najlepszych spośród napływających cv oraz etap spotkań z wyłonionymi kandydatami był bardzo czasochłonny i kosztowny dla agencji rekrutacyjnej, a więc i dla Klienta

POTRZEBA KLIENTA

Klientowi zależało na:
· przyśpieszeniu samego procesu selekcji wstępnej kandydatów i przez to skrócenie całego procesu rekrutacji (najczęściej jest to najdłuższy etap)
· obniżeniu kosztów selekcji, poprzez obniżenie kosztów wykonywanej pracy.

Kolejny znaczący element to potrzeba szybkiego i elastycznego reagowania na zapotrzebowania rekrutacyjne klienta. Aby spełnić powyższe wymagania firma rekrutacyjna zdecydowała się na wykorzystanie w procesie selekcji kandydatów aplikacji on-line opierającej się na mechanizmach grywalizacji

W zależności od potrzeb, aplikacja z elementami grywalizacji może weryfikować zarówno wiedzę teoretyczną z wymaganego na danym stanowisku zakresu, jak i konkretne umiejętności – bez względu na ich rodzaj i poziom. Można w ten sposób sprawdzać zarówno umiejętności programowania czy konfigurowania urządzeń, jak i kompetencje miękkie. W zależności od wymagań w systemie grywalizacyjnym zaszyć można zadania odnoszące się do pracy z urządzeniami i aplikacjami, wykorzystując screeny z aplikacji lub wizualizacje urządzeń lub też – w oparciu o model testów behawioralnych – dawać kandydatowi do rozwiązywania konkretne zagadnienia biznesowe oparte na case’ach. Kandydat w oparciu o swoją wiedzę i doświadczenie udziela odpowiedzi lub wskazuje
prawidłową jego zdaniem z listy dostępnych.

W zależności od wymagań procesu można dzielić zadania na ważne i dodatkowe, przypisując im wagi punktowe, uzależniając końcową ocenę kandydata od jego faktycznej aktywności w systemie, a wybór odpowiednich zadań może być różnie punktowany. Algorytm punktacji może być opracowany pod kątem określonych potrzeb lub być opracowany w modelu uniwersalnym.

Tak też się stało w przypadku omawianych procesów selekcji i rekrutacji na stanowiska księgowe. Użytkownik biorący udział w procesie otrzymał unikalny login i hasło i w określonym terminie zalogował się do systemu. Zostały mu udostępnione zadania, które sprawdzają kompetencje i umiejętności wymagane na określonym stanowisku.

ZAPROPONOWANE ROZWIĄZANIE

Na potrzeby agencji rekrutacyjnej obsługującej klienta została przygotowana niewielka, składająca się z dwóch modułów aplikacja sprawdzająca kompetencje kandydatów. Proces selekcji wygląda obecnie następująco: Zainteresowana stanowiskiem księgowego osoba (która przeszła pierwszy etap – weryfikację cv) otrzymuje od agencji rekrutacyjnej zaproszenie do wzięcia udziału w procesie selekcji i otrzymuje login i hasło do strony z aplikacją grywalizacyjną. Loguje się do aplikacji, uwierzytelniając się danymi podanymi w przesłanych do agencji rekrutacyjnej cv.

Po zalogowaniu kandydat przechodzi po kolei przez dwie główne ścieżki sprawdzające:

• pierwsza z nich – sprawdzająca znajomość języka czeskiego w obszarze terminologii księgowej i biznesowej – na poziomie pozwalającym na swobodną pracę w Czechach. Kandydat odpowiada na pytania zadane w języku czeskim – dotyczą one wiedzy ogólnej z obszaru księgowości, dokładnie kwestii podatków i akcyzy na rynku paliw płynnych. Poprawne pytania są punktowane, punktowany jest również czas odpowiedzi – im krótszy tym większa pula punktów do zdobycia. Moduł trwa maksymalnie 30 minut.
• drugi obszar weryfikacji to znajomość programu księgowego SAP, co dla kandydata oznacza wykonanie w środowisku aplikacji procedury wprowadzenia faktur kosztowych do systemu. Są tutaj wykorzystane typowe mechanizmy e-learningowych szkoleń aplikacyjnych. Punktowana jest poprawność i szybkość wykonania operacji w systemie. Dodatkowo w systemie pojawiały się dodatkowe, krótkie zadania (zarówno językowe, jak i techniczne z zakresu aplikacji), które kandydaci, już nieobligatoryjnie mogli wykonać, by zdobyć dodatkowe punkty. Cały proces (dostęp do systemu) trwał łącznie 5 dni.

Uzyskane pule punktowe są sumowane, a wszyscy uczestnicy procesu selekcji są szeregowani w listę rankingową, od osób z największą ilością zdobytych punktów, po osoby, które uzyskały słabe wyniki. Osoby z najlepszymi wynikami zapraszane są na decydujące spotkanie w siedzibie firmy.

REZULTATY

W rezultacie – w momencie kiedy do początkowego procesu selekcji weszło w pierwszym procesie rekrutacyjnym 160 osób, uzyskana w ten sposób lista rankingowa pozwoliła na wyłonienie 20 osób z najlepszymi wynikami w czasie 5 dni od momentu udostępnienia systemu. Poprzednio podobne procesy były realizowane w ciągu 4-6 tygodni.

Uczestnicy procesu dobrze ocenili przyjętą formę selekcji (4,6 w skali 1-5). Elektroniczna ankieta została przeprowadzona po indywidualnym zakończeniu procesu selekcji przez każdego z kandydatów Korzyści z zastosowania grywalizacji w masowej selekcji kandydatów – korzyści:

• znaczne ograniczenie kosztów realizacji procesu rekrutacji – zmniejszenie zaangażowania konsultantów
  w proces selekcji;
• skrócenie procesu selekcji i docelowo znaczne skrócenie całego procesu rekrutacji;
• precyzyjna weryfikacja umiejętności i kompetencji wskazywanych jako kluczowe na obsadzanych
  stanowiskach poprzez dobór grywalizacyjnych elementów weryfikujących wiedze i umiejętności;
• możliwość weryfikacji umiejętności wymaganych na określonym stanowisku – zaszytymi w platformie
  grywalizacyjnej zadaniami weryfikującymi konkretne umiejętności;
• możliwość weryfikacji dodatkowych elementów tzw. miękkich – ustawienie dodatkowych kryteriów
  selekcji;
• możliwość wielokrotnego wykorzystywania platformy grywalizacyjnej do wszystkich procesów selekcji
  o oprogramowanych kryteriach;
• możliwość stworzenia modułowej platformy grywalizacyjnej służącej selekcji – dokładanie modułów daje
  możliwość;
• możliwość wykorzystania raportów – szybki dostęp do raportów i wyników wszystkich kandydatów,
  zbieranie danych historycznych.