Aplikacje wspomagające retencje wiedzy

Utrzymanie wysokiego poziomu trwałości wiedzy i potrzeba jej szybkiej aplikacji do praktyki biznesowej wpływa na kształt rynku szkoleniowego. Koniec podawczego modelu kształcenia, przejście w kierunku modelu 70-20-10 wymusza zmianę nie tylko oferty szkoleniowej i nawyków edukacyjnych. W ślad za tymi zmianami idzie dynamiczny rozwój obszaru digitalizacji procesów kodyfikacji wiedzy w organizacji, narzędzi wdrożeniowych, a więc m.in. aplikacji wspierających procesy implementacji.

Nie od dzisiaj wiadomo, że kluczowym elementem każdego procesu szkoleniowego jest zastosowanie pozyskiwanej na sali szkoleniowej czy w szkoleniach e-learningowych wiedzy w codziennych działaniach biznesowych. Stąd też duże zapotrzebowanie na różnego rodzaju zadania wdrożeniowe łączące materię szkolenia z praktyką biznesową, modele peer to peer, mentoring, sesje feedbackowe, czy dostęp do serwisów narzędziowych wspierających aplikację wiedzy w praktyce. Często są to serwisy mobilne oparte z jednej strony na dostarczeniu zatomizowanej, praktycznej wiedzy w formatach microlearningowych, z drugiej wyposażone w narzędzia typu push: różnego typu remindery, personalizowane komunikaty, podpowiedzi etc. Jeszcze do niedawna komunikacja w ramach tych narzędzi była w pełni zautomatyzowana, moderator predefiniował rodzaje i częstotliwość komunikatów, a użytkownik był po prostu ich biernym konsumentem. Skuteczność tego typu rozwiązań spada, odbiorcy automatycznych komunikatów zaczynają się na nie uodparniać. Odpowiedzią na tą są systemy wpierające procesy rozwojowe, głównie w modelu blended learning, w których automatyczna komunikacja jest zastępowana przez aktywność trenera, którego odbiorcy znają z sali szkoleniowej. Tego typu wsparcie, dużo bardziej kosztowne i czasochłonne daje zdecydowanie lepsze rezultaty. W projektach, gdzie głównym celem jest aplikacja wiedzy do praktyki biznesowej tego typu wsparcie ma fundamentalne znaczenie i zapewnia sukces projektu mierzony wzrostem wskaźników biznesowych.

Czym powinny charakteryzować się systemy wspierające implementację wiedzy? Jest kilka elementów, o których warto pamiętać przy ich projektowaniu lub wyborze:

• duża elastyczność podczas komponowania rozwiązania z dostępnych w systemie funkcjonalności – model, który świetnie się sprawdza w przypadku realizacji zróżnicowanych projektów i który pozwala na elastyczne dopasowanie puli funkcjonalności do realizowanych zadań (ustawianie timeline procesu, komponowanie ścieżek rozwojowych i publikacja zasobów, publikacja i edycja powiadomień systemowych, kastomizacja tablic, modyfikacja zakresu raportów. Jest to o tyle istotne, że często jednym z elementów procesu rozwojowego są pogłębione analizy potrzeb, ważne więc, by system dawał możliwość modelowania flow projektu, właśnie w oparciu o wnioski z podobnych analiz i badań.
• obligatoryjny dostęp do aplikacji poprzez urządzenia mobilne, co w kontekście tego, że 68% Polaków wg PWC deklaruje korzystanie ze smartfona właściwie decyduje o sensowności wykorzystania aplikacji w projektach rozwojowych.
• możliwość publikacji spersonalizowanych danych dotyczących zaangażowania uczestnika w procesie (m.in. personalizowana oś czasu z informacją o aktywnościach już zrealizowanych i planowanych w najbliższej przyszłości, uzyskiwanych wynikach, kanałach komunikacyjnych, rekomendacjach trenera etc). Najczęściej jest to wizualizowane grafiką, bo ludzki mózg zapamiętuje obrazy skuteczniej niż tekst. Personalizacja komunikatów to jeden z bardziej skutecznych mechanizmów angażujących, jakie możemy wykorzystywać w tego typu aplikacjach. Inne to m.in. grywalizacja oparta na benchmarkach i katalogach nagród czy social learning. W aplikacjach zwiększających retencję funkcja social learning pełni rolę elementu wspierającego zapamiętywanie i utrwalanie wiedzy poprzez wchodzenie w interakcje z pozostałymi uczestnikami procesu, wymianę doświadczeń i wiedzy, także na poziomie użytkownik – mentor.
• dodatkowo jedną z kluczowych funkcjonalności, jakiej powinniśmy szukać w takich aplikacjach to możliwość publikowania i udzielania rozbudowanych informacji zwrotnych przez trenera prowadzącego proces; nic tak nie działa jak kontakt z ekspertem, znakomicie wpływa to na zaangażowanie uczestnika i jego wyniki,
• intuicyjna obsługa i interface aplikacji: wizualizacja postępów, grafy procesów, wykorzystanie filmów i wizualizacji w tego typu aplikacjach to jeszcze jeden czynnik wpływający na ich wysoką skuteczność, szczególnie, że mamy do nich dostęp poprzez urządzenia mobilne. Użytkownik aplikacji i odbiorca treści nie może zastanawiać się nad obsługą menu systemu, jego uwaga powinna skupiać się maksymalnie na treściach, stąd duży nacisk na prostotę i intuicyjność rozwiązań.

Przy tak zaplanowanych mechanizmach, ze wsparciem moderatora i eksperta merytorycznego proces rozwojowy może całkowicie zmienić swój charakter, zwiększając prawdopodobieństwo takiego zaplanowania działań wdrożeniowych, które skutecznie przetransferują podawaną podczas szkoleń czy warsztatów wiedzę w działania w warunkach realnego biznesu. W takim podejściu tradycyjne szkolenie czy zasób online przestaje być incydentem, a staje się punktem wyjścia do realnej zmiany gwarantowanej przemyślanym, rozciągniętym w czasie procesem wdrożeniowym, zaprojektowanym w odpowiedzi na zdiagnozowane potrzeby biznesu i przy jego udziale.