Adaptacyjny onboarding: e-learning jako narzędzie szyte na miarę  

Onboarding pracowników odgrywa kluczową rolę w adaptacji i retencji talentów w organizacji. W 2024 roku to oczywistość, warto jednak zadać sobie pytanie, w jaki sposób można wzmocnić oddziaływanie i rezultaty onboardingu technologiami edtech. E-learning, jako integralna część tego procesu, odgrywa tu niezastąpioną rolę, oferując personalizację, elastyczność i skalowalność szkoleń. To także możliwość zdecydowanego skrócenia długości procesu adaptacji, a wiadomo, że czas to pieniądz. 

Szukając informacji na temat badań dotyczących skuteczności procesu onboardingu trafiłam na ciekawe zestawienie statystyk z tego obszaru: 24 Shocking Employee Onboarding Statistics You Need to Know in 2024. Podkreślają one znaczenie skutecznego procesu onboardingu w organizacjach. Dobre, przemyślane i elastyczne programy onboardingu mogą poprawić retencję pracowników nawet o 82% oraz zwiększyć ich produktywność o ponad 70%. Ustrukturyzowany, planowany onboarding wiąże się z roczną poprawą przychodów o 60% i satysfakcji klientów o 63%. Ponadto, pracownicy, którzy doświadczają dobrego onboardingu, są 18 razy bardziej zaangażowani w swoje miejsce pracy. Z drugiej zaś strony negatywne doświadczenia onboardingu mogą podwoić prawdopodobieństwo poszukiwania innej pracy przez nowo zatrudnionych.  

Personalizacja

Deloitte w swoim badaniu ujawnia, że organizacje personalizujące proces onboardingu osiągają o 32% wyższą satysfakcję pracowników. E-learning wspiera to przez dostosowanie materiałów szkoleniowych dopasowanych do indywidualnych preferencji i stylów uczenia się. Narzędzia AI i uczenia maszynowego pozwalają na analizę danych i tworzenie spersonalizowanych ścieżek rozwoju (Data Driven Persona), które są bardziej angażujące i efektywne dla nowych pracowników niż te tradycyjne. Są już organizacje, które – w oparciu o zbiory danych i algorytmy AI stosują przecież zaawansowane podejście w zakresie analizy i segmentacji odbiorców i wykorzystują duże zbiory danych do tworzenia szczegółowych profilów pracowników czy klientów (btw coraz częściej e-learning to mechanizm lojalizujący partnerów biznesowych i klientów). DDP wykorzystuje dane demograficzne, zachowania, preferencje, historię aktywność i inne istotne informacje, aby zrozumieć i przewidywać potrzeby oraz zachowania konkretnych grup użytkowników. O jakich mechanizmach myślę? Poniżej kilka z nich. 

• Adaptacyjne ścieżki uczenia się, systemy e-learningowe mogą dostosowywać trudność i zakres materiałów w zależności od wcześniejszych odpowiedzi i postępów uczestnika. 
• Rekomendacje rozwojowe oparte na danych, czyli wykorzystanie analizy danych do rekomendowania kursów lub modułów, które najlepiej odpowiadają indywidualnym potrzebom i celom pracownika. 
• Interaktywne scenariusze tj. umożliwienie użytkownikom wyboru różnych ścieżek w ramach kursów e-learningowych, co umożliwia bardziej zaangażowane i dopasowane doświadczenie nauki. I uwaga, żadna to nowość, bo przecież branch scenarios funkcjonują od lat. 
• Spersonalizowany feedback, dostarczany przez systemy AI, pomagając pracownikom skupić się na obszarach wymagających poprawy lub wskazując obszary, które pominęliśmy w procesie onboardingu. 
• Uwzględnienie indywidualnych preferencji wizualnych i językowych, czyli możliwość dostosowania interfejsu i języka kursów do oczekiwań użytkownika, co zwiększa komfort nauki. 

Microlearning 

Czyli krótkie porcje wiedzy, przekazywane za pomocą skoncentrowanych modułów szkoleniowych. Każdy moduł koncentruje się na jednym konkretnym temacie lub umiejętności, co pozwala na szybkie przyswajanie i zastosowanie informacji. Długość takich modułów zazwyczaj wynosi od kilku minut do maksymalnie 15 minut, co jest idealne dla pracowników dysponujących ograniczonym czasem.  

Dlaczego mikrolearning warto wplatać w procesy onboardingowe? Z kilku powodów. 

• Jest efektywny czasowo – pracownicy mogą szybko przyswajać wiedzę w małych porcjach, co jest szczególnie przydatne w dynamicznym środowisku pracy. A pierwsze dni i tygodnie w nowej pracy na pewno do takich należą.  
• Wspiera budowanie zaangażowania: krótsze sesje szkoleniowe są mniej obciążające i bardziej angażujące, co zwiększa chęć do nauki. Obniża się poziom stresu i napięcia, a im mniej jesteśmy spięci, tym łatwiej koncentrujemy się na treściach i szybciej je przyswajamy. 
• Zwiększa poziom zapamiętywania (retencji) wiedzy, bo krótkie sesje ułatwiają zapamiętywanie i przyswajanie informacji, a to jest kluczowe dla efektywnego procesu nauki, szczególnie, kiedy małą dawkę wiedzy od razu zastosujemy w praktyce. 
• Pozwala na ogromną elastyczność, ponieważ ludzie uczą się w własnym tempie i według własnego harmonogramu, co jest ważne w modelach pracy zdalnej i hybrydowej. 

Mobilne uczenie (Mobile Learning) 

Czyli dostęp do materiałów szkoleniowych z dowolnego miejsca i czasu poprzez urządzenia mobilne, co jest kluczowe dla pracowników pracujących zdalnie lub w ruchu. Dla kogo w szczególności?  

• Na pewno dla pracowników zdalnych. W firmach, które promują pracę zdalną, takich jak firmy IT, agencje marketingowe czy firmy konsultingowe, mobilne uczenie umożliwia pracownikom dostęp do szkoleń i materiałów edukacyjnych bez względu na to, gdzie się znajdują. I w czasie, który sami wybierają. 
• Dla przedstawicieli handlowych i doradców klienta. W branżach takich jak sprzedaż, ubezpieczenia czy konsulting, gdzie pracownicy często podróżują do klientów, mobilne uczenie umożliwia im dostęp do potrzebnych materiałów szkoleniowych w dowolnym miejscu i czasie. 
• Dla pracowników terenowych w sektorach takich jak energetyka, budownictwo czy usługi kurierskie, gdzie pracownicy często pracują w różnych lokalizacjach lub pomiędzy nimi, mobile learning to łatwe dostarczanie aktualizacji i szkoleń dotyczących bezpieczeństwa pracy czy procedur operacyjnych. 
• Dla zawodów medycznych: dla lekarzy, pielęgniarek i innych pracowników służby zdrowia, którzy muszą być na bieżąco z najnowszymi procedurami i badaniami, wszędzie tam, gdzie istnieje potrzeba dostępu do aktualnych materiałów, szczególnie, że poziom skomplikowania i zakres niezbędnej wiedzy jest ogromny. 
• Firm z rozproszonymi zespołami, również w modelu hybrydowym. Firmy, które mają pracowników rozproszonych geograficznie (np. międzynarodowe korporacje) właśnie w ten sposób zapewniają ustandaryzowanie szkolenia dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich lokalizacji. Dodajmy do tego model pracy hybrydowej, w zasadzie tylko e-learning udźwignie oczekiwania wobec skuteczności onboardingu. 

Wirtualna Rzeczywistość (Virtual Reality)

Szczególnie przydatna w branżach wymagających specjalistycznych umiejętności praktycznych, wszędzie tam, gdzie szkolenie wymaga symulowanie realistycznych scenariuszy pracy bez ryzyka i kosztów związanych z treningiem na żywo. 

• W branży medycznej, VR może być używana do symulowania skomplikowanych procedur chirurgicznych i medycznych, co pozwala nowym pracownikom zdobywać praktyczne umiejętności bez ryzyka dla pacjentów. 
• Szkolenia w obszarze bezpieczeństwa, w przemyśle budowlanym lub produkcyjnym, VR może symulować scenariusze związane z bezpieczeństwem pracy, np. ewakuację z budynku, obsługę niebezpiecznego sprzętu, czy postępowanie w sytuacjach awaryjnych. 
• Szkolenia operacyjne, w branżach takich jak lotnictwo czy logistyka czy przemysł ciężki, VR może być wykorzystywany do symulowania lotu lub obsługi sprzętu lotniczego, pociągu TGV czy serwisu pieca hutniczego. Pozwala to nowym pracownikom na bezpieczne zdobycie praktycznego doświadczenia, bez konieczności ponoszenia ogromnych kosztów popełniania błędów i związanego z nimi ryzyka rzecz jasna. 
• Symulacje techniczne w inżynierii i technologii, VR może być stosowany do symulowania skomplikowanych procesów technicznych, takich jak obsługa maszyn, urządzeń czy systemów sterowania. Symulacje zaawansowanych linii produkcyjnych, czy laboratoriów technologicznych w zasadzie stają się standardem w automatyce przemysłowej. 
• Szkolenia z obsługi klienta w branżach usługowych, takich jak hotelarstwo czy sprzedaż detaliczna, VR może symulować interakcje z klientami, co pomaga nowym pracownikom w rozwijaniu umiejętności komunikacyjnych i obsługi klienta. 
• Orientacja w przestrzeni, VR może być używany do wirtualnych wycieczek po obiektach, biurach, muzeach, co jest szczególnie przydatne w dużych organizacjach czy przestrzeniach, gdzie orientacja przestrzenna jest kluczowa. 
• Szkolenia w sytuacjach kryzysowych: w służbach ratunkowych, VR może być używany do symulowania sytuacji kryzysowych, takich jak pożary, katastrofy naturalne czy akcje ratownicze, co pozwala na rozwijanie umiejętności potrzebnych w ekstremalnych warunkach, bez ponoszenia niepotrzebnego ryzyka.

Grywalizacja (Gamification) 

Głęboko już osadzona w e-learningu, świetnie sprawdza się w onboardingu, bo używanie elementów gier w szkoleniach zwiększa zaangażowanie i motywację pracowników. Świetnym pomysłem jest też zgrywalizowanie całego onboardingu, ale tego typu praktyki (projekty) do częstych nie należą).  

Oto kilka przykładów zastosowania e-learningu grywalizacyjnego w onboardingu:

• Quizy i wyzwania, czyli tworzenie interaktywnych quizów i wyzwań związanych z firmą i jej działalnością. Pracownicy mogą zdobywać punkty, odznaki lub osiągać różne poziomy za poprawne odpowiedzi, co zwiększa ich zaangażowanie w naukę o firmie. 
• Symulacje sprzedażowe, w branżach handlowych czy na stanowiskach sprzedażowych można stosować symulacje gier sprzedażowych, gdzie pracownicy uczą się technik sprzedaży i obsługi klienta poprzez interaktywne scenariusze sprzedażowe. 
• Tworzenie misji lub scenariuszy, które nowi pracownicy muszą rozwiązać, na przykład, znajdowanie rozwiązań dla typowych problemów w pracy. Tego typu zadania mogą być oparte na rzeczywistych przypadkach i wydarzeniach w firmie. 
• Organizowanie gier zespołowych, które pomagają w budowaniu relacji między nowymi pracownikami a zespołem. Mogą to być zarówno gry online, jak i zadania do wykonania w rzeczywistym środowisku pracy. 
• Wirtualne spacery z elementami gry, wirtualne wycieczki po firmie,  z elementami gry, takimi jak szukanie ukrytych przedmiotów lub rozwiązywanie zadań związanych z funkcjonowaniem firmy lub jej produktami. 

E-learning grywalizacyjny w procesie onboardingu nie tylko ułatwia przyswajanie wiedzy, ale również sprawia, że cały proces staje się bardziej angażujący i przyjemny dla nowych pracowników. 

Społecznościowe uczenie się (Social Learning) 

Może być kluczowym elementem w procesie onboardingu, ponieważ opiera się na wykorzystaniu interakcji pomiędzy pracownikami. Niebagatelne znaczenie ma tutaj osoba mentora, menedżera i buddiego (opiekuna), którzy supportują pracownika. Oto kilka przykładów zastosowania social learningu w onboardingu: 

• Mentoring i coaching online, czyli przydzielenie doświadczonych pracowników jako mentorów dla nowo zatrudnionych, aby prowadzili ich przez pierwsze tygodnie pracy, odpowiadali na pytania i dzielili się doświadczeniami.  
• Tworzenie grup dyskusyjnych na platformach e-learningowych, gdzie nowi pracownicy mogą zadawać pytania, dzielić się wrażeniami i uczyć się od siebie nawzajem. 
• Organizowanie warsztatów lub sesji pytań i odpowiedzi Q&A, gdzie nowi pracownicy mogą interaktywnie uczestniczyć w dyskusjach na tematy związane z ich nowymi rolami i obowiązkami. 
• Włączanie nowych pracowników do interdyscyplinarnych zespołowych projektów, co pozwala im na praktyczne zastosowanie wiedzy i umiejętności w rzeczywistych zadaniach biznesowych, również z ludźmi w odległych lokalizacjach. 

Społecznościowe uczenie w onboardingu nie tylko przyspiesza proces adaptacji nowych pracowników, ale także buduje kulturę współpracy i dzielenia się wiedzą w organizacji. To podejście wzmacnia więzi między pracownikami, a także sprzyja tworzeniu silniejszych, bardziej zintegrowanych zespołów. 

W jakich kontekstach warto sięgnąć po e-learning w onboardingu? Poniżej kilka obszarów tematycznych obecnych w onboardingu, gdzie e-learning sprawdza się znakomicie.

• Procedury firmowe – szybkie i efektywne zapoznanie nowych pracowników z kluczowymi procedurami, regulaminami i zasadami działania firmy. 
• Wprowadzenie do kultury organizacyjnej, zasad, wartości firmy, misji, wizji i norm organizacji i budowanie u pracowników poczucia przynależności i zrozumienie kultury firmy. 
• Szkolenia na temat produktów czy usług firmy, co jest szczególnie ważne w branżach i zawodach, gdzie wiedza o produkcie jest kluczowa dla wykonywania pracy. 
• Szkolenia z narzędzi i technologii dotyczących specjalistycznego oprogramowania, narzędzi lub technologii używanych w firmie, co jest niezbędne do efektywnej pracy. 
• Szkolenia z przepisów prawnych i compliance, czyli edukowanie pracowników w zakresie obowiązujących przepisów prawnych, polityk wewnętrznych i zasad compliance, co jest szczególnie ważne w tzw. branżach regulowanych. 
• Integracja i budowanie zespołu, używanie gier i aktywności e-learningowych do budowania relacji między nowymi pracownikami a istniejącym zespołem, wspieranie integracji i współpracy. 
• Szkolenia z umiejętności miękkich, rozwój umiejętności komunikacyjnych, zarządzania czasem, rozwiązywania problemów i innych umiejętności miękkich, które są ważne w każdej roli zawodowej.

Podsumowując, e-learning w onboardingu to skuteczna strategia, która wykorzystuje różnorodne technologie i metody dydaktyczne do zwiększenia efektywności i skuteczności procesu adaptacji nowych pracowników. Dzięki personalizacji, microlearningowi, mobile learningowi, wirtualnej rzeczywistości i grywalizacji, e-learning ułatwia dostosowanie materiałów szkoleniowych do indywidualnych potrzeb i preferencji pracowników. Jest to również efektywne narzędzie do promowania zaangażowania i lojalności pracowników, co przekłada się na wyższą produktywność i lepsze wyniki organizacji. W kontekście ciągłych zmian w świecie pracy, e-learning w onboardingu stanowi strategiczną inwestycję w kapitał ludzki, która przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i organizacji jako całości.